Em última instância, o síndico é o guardião dos documentos do condomínio, mesmo quando eles estão sob responsabilidade da administradora. Por isso, é bom ficar sempre atento, pois erros e esquecimentos relativos à documentação podem trazer sérios prejuízos ao condomínio e ao próprio síndico, na forma de multas e processos.
Como muitas vezes os papéis parecem se multiplicar, fornecemos uma lista com os itens necessários, para para você não se esquecer de nada importante.
Documentação básica:
Convenção do Condomínio
Regulamento Interno
Livro de Atas
Livro de presença dos condôminos em Assembléia
Cadastro dos Condôminos
Plantas, principalmente das redes hidráulica e elétrica
Documentação contábil:
Os documentos fiscais devem ser mantidos por pelo menos cinco anos.
Todos os esclarecimentos relativos à abertura de inscrição no CNPJ poderão ser obtidos no site: www.receita.fazenda.gov.br
Mantenha:
Cartão do C.N.P.J.
Apuração das contas da Administração anterior
Pastas com as despesas e receitas referentes aos últimos cinco anos
Pastas com as contas a pagar
Guias - Taxa anual de licença para o funcionamento dos elevadores e outros aparelhos de transporte, pagas à Prefeitura
Contrato de seguro
Contrato para manutenção de elevadores , bombas d’água e piscina
Contrato de prestação de serviços da administradora
Documentação dos funcionários:
Deve ser mantida em caráter permanente, mesmo de funcionários desligados há mais de cinco anos
Têm acontecido muitas fraudes de administradoras desonestas, principalmente quanto às Guias do INSS e do FGTS. Por lei, as administradoras devem manter em arquivo próprio os originais das Guias. Na hora de prestar contas para o síndico, podem fornecer uma cópia adulterada.
Desse modo, elas recolhem valor menor do que o obrigatório, "embolsando" a diferença e deixando o condomínio com pesadas dívidas, que acabam vindo à tona. Assim, atente às Certidões Negativas de Débito (CND) fornecidas por esses órgãos, pedindo-as periodicamente à administradora.
Mantenha os documentos abaixo:
Livro ou cartão de ponto
Horário de trabalho
Carimbo do C.N.P.J (CGC)
Matrícula no INSS
Livro de Registro de Empregados
Livro de Inspeção do Trabalho
Contratos de Experiência
Folha de Pagamento
Pasta com todas as rescisões de contrato de trabalho
Cadastro do empregador para o Vale Transporte
Declaração e Termo de Responsabilidade - vale transporte
Termo de responsabilidade para concessão do Salário-Família
Declaração de dependentes para fins de desconto do Imposto de Renda
Guias - contribuição sindical ; INSS ; FGTS ; PIS ; IR
Certidões negativas de Débito (CND) do INSS e FGTS a cada três meses, se o responsável pelo pagamento é a administradora ou o contador
RAIS (Relação Anual de Informação Social)
DIRF (Declaração do Imposto de Renda na Fonte)
Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de Imposto de Renda na Fonte
Acesso do condômino à documentação:
Mesmo que a conferência seja função do Conselho Consultivo, qualquer condômino deve ter livre acesso à documentação, esteja em poder do síndico, da administradora ou do contador.
O acesso também inclui os documentos referentes a despesas ainda não aprovadas em Assembléia.
A verificação não equivale a uma prestação de contas individual. O síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-lo nos balancetes mensais, e em Assembléia, principalmente na Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior.
Normalmente, quando o condômino quer fazer uma verificação, marca-se dia e hora.
Não convém permitir que o condômino leve os papéis para sua casa. Ele tem livre acesso, mas a responsabilidade pela guarda é do síndico.
Fonte:http:sindico-online
Como muitas vezes os papéis parecem se multiplicar, fornecemos uma lista com os itens necessários, para para você não se esquecer de nada importante.
Documentação básica:
Convenção do Condomínio
Regulamento Interno
Livro de Atas
Livro de presença dos condôminos em Assembléia
Cadastro dos Condôminos
Plantas, principalmente das redes hidráulica e elétrica
Documentação contábil:
Os documentos fiscais devem ser mantidos por pelo menos cinco anos.
Todos os esclarecimentos relativos à abertura de inscrição no CNPJ poderão ser obtidos no site: www.receita.fazenda.gov.br
Mantenha:
Cartão do C.N.P.J.
Apuração das contas da Administração anterior
Pastas com as despesas e receitas referentes aos últimos cinco anos
Pastas com as contas a pagar
Guias - Taxa anual de licença para o funcionamento dos elevadores e outros aparelhos de transporte, pagas à Prefeitura
Contrato de seguro
Contrato para manutenção de elevadores , bombas d’água e piscina
Contrato de prestação de serviços da administradora
Documentação dos funcionários:
Deve ser mantida em caráter permanente, mesmo de funcionários desligados há mais de cinco anos
Têm acontecido muitas fraudes de administradoras desonestas, principalmente quanto às Guias do INSS e do FGTS. Por lei, as administradoras devem manter em arquivo próprio os originais das Guias. Na hora de prestar contas para o síndico, podem fornecer uma cópia adulterada.
Desse modo, elas recolhem valor menor do que o obrigatório, "embolsando" a diferença e deixando o condomínio com pesadas dívidas, que acabam vindo à tona. Assim, atente às Certidões Negativas de Débito (CND) fornecidas por esses órgãos, pedindo-as periodicamente à administradora.
Mantenha os documentos abaixo:
Livro ou cartão de ponto
Horário de trabalho
Carimbo do C.N.P.J (CGC)
Matrícula no INSS
Livro de Registro de Empregados
Livro de Inspeção do Trabalho
Contratos de Experiência
Folha de Pagamento
Pasta com todas as rescisões de contrato de trabalho
Cadastro do empregador para o Vale Transporte
Declaração e Termo de Responsabilidade - vale transporte
Termo de responsabilidade para concessão do Salário-Família
Declaração de dependentes para fins de desconto do Imposto de Renda
Guias - contribuição sindical ; INSS ; FGTS ; PIS ; IR
Certidões negativas de Débito (CND) do INSS e FGTS a cada três meses, se o responsável pelo pagamento é a administradora ou o contador
RAIS (Relação Anual de Informação Social)
DIRF (Declaração do Imposto de Renda na Fonte)
Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de Imposto de Renda na Fonte
Acesso do condômino à documentação:
Mesmo que a conferência seja função do Conselho Consultivo, qualquer condômino deve ter livre acesso à documentação, esteja em poder do síndico, da administradora ou do contador.
O acesso também inclui os documentos referentes a despesas ainda não aprovadas em Assembléia.
A verificação não equivale a uma prestação de contas individual. O síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-lo nos balancetes mensais, e em Assembléia, principalmente na Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior.
Normalmente, quando o condômino quer fazer uma verificação, marca-se dia e hora.
Não convém permitir que o condômino leve os papéis para sua casa. Ele tem livre acesso, mas a responsabilidade pela guarda é do síndico.
Fonte:http:sindico-online